Program FLOTA umożliwia prowadzenie ewidencji usług transportowych i spedycyjnych. Może być wykorzystywany zarówno przez firmy prowadzące wyłącznie działalność transportową i spedycyjną jak również i te, dla których jest to działalność pomocnicza.
Funkcje realizowane przez program:
Kartoteka środków transportu i sprzętu:
Możliwość definiowania własnej klasyfikacji pojazdów;
Historia użytkowników/kierowców;
Historia rejestracji;
Przeglądanie kart drogowych dla wybranego pojazdu;
Przeglądanie dokumentów kosztowych dla wybranego pojazdu;
Przeglądanie wyjazdów dla wybranego pojazdu;
Ewidencja opon, kart paliwowych;
Automatyczne informowanie o upływie terminu ważności przeglądu technicznego, ubezpieczenia AC i OC itp.
Kartoteka kierowców/użytkowników:
Rejestr wypłaconych zaliczek;
Automatyczne informowanie o upływie terminu ważności badań lekarskich, świadectwa kwalifikacyjnego, paszportu itp.
Ewidencja kart drogowych:
Dowolna liczba kart w danym miesiącu dla pojazdu;
Automatyczne obliczanie przepałów i oszczędności;
Przebiegi na podstawie zarejestrowanych wyjazdów;
Zakupione paliwo z wprowadzonych faktur.
Ewidencja usług:
Wyjazdy dla zleceń transportowych;
Zlecenia transportowe (możliwość wystawiania kilku zleceń dla jednego wyjazdu) i zlecenia spedycyjne;
Zlecenia ogólne (dla kosztów, które nie są odnoszone do zleceń otrzymanych od odbiorców usług);
Dla zleceń transportowych i spedycyjnych;
Faktury dla zleceniodawcy;
Faktury przewoźnika (spedycja);
Rejestracja przewożonych towarów;
Rejestracja stanu palet wg kontrahentów.
Ewidencja kosztów i przychodów:
Standardowe rejestry kosztów i przychodów z możliwością definiowania własnych;
Każdy dokument kosztowy lub przychodowy przypisany do pojazdu, zlecenia i kierowcy;
Automatyczne tworzenie dokumentów kosztowych dla wybranej analityki poprzez formułę generowania dokumentów (np. amortyzacja);
Rozliczanie poniesionych wydatków przez określoną liczbę miesięcy np. wydatek na ubezpieczenie może być kosztem przez 12 miesięcy;
Analiza kosztów i przychodów w dowolnym układzie np. dla wybranych rodzajów kosztów, w danym okresie, dla pojazdów, dla zleceń, dla kontrahentów i inne wraz z wydrukiem danych do analizy (zapisywanie parametrów analizy);
Saldo rozliczeń dla poszczególnych kontrahentów - faktury usługowe;
Przegląd faktur oraz zleceń wystawionych dla wybranego kontrahenta.
Wydruki i zestawienia, w tym m.in.:
Kartoteka pojazdów i kierowców;
Zestawienie wyjazdów;
Zestawienie zleceń transportowych, spedycyjnych i ogólnych;
Zestawienie kart drogowych;
Wykorzystanie środków transportu w miesiącu;
Roczne zestawienie kosztów i przychodów wg pojazdów i grup;
Wydruk dokumentów kosztów i przychodów wg parametrów analizy.